マンション売却に必要な書類を紹介。売主が用意すべき時期と費用を解説

マンションの売却にはたくさんの書類が必要です。書類のなかには売主が自ら取得するものも多いですが、不動産関係の書類は馴染みがないため、取得する場所や費用が分からず迷うことがあるかと思います。

ここでは、マンション売却の手順に沿って必要な書類を解説します。取得できる場所や費用についても説明しているためマンションの売却を円滑に進められるように確認しておきましょう。

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マンションの査定で必要になる書類

マンションの売却は、不動産会社に依頼をするのが一般的ですが、その前に不動産会社の査定を受けます。不動産会社の査定を依頼するには、下記の書類の提出を求められることがあります。

不動産会社の担当者は、地域の相場をある程度把握しています。そのため、すべての書類を用意できなくても、建物の外観や室内を実際に確認すれば査定は可能です。

ただし、情報量が多いほど査定の精度を高められるため、できる限り多くの書類を用意しておいたほうがよいでしょう。また、書類は売却が完了するまでに何度も使用する場合があるため、早めに準備して手元にそろっていると安心です。

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登記事項証明書・登記簿謄本

登記事項証明書は、不動産や所有者に関する情報が記載された書類です。

登記事項証明書の見本

画像引用：法務省

登記事項証明書は、マンションの所在地を管轄する法務局で取得できます。場合によっては、登記事項証明書ではなく登記簿謄本が交付されることがあります。

登記事項証明書は、デジタルで管理されている登記事項なのに対して、登記簿謄本は、登記事項が記載された手書きの帳簿をコピーしたものです。内容はほとんど同じになるため、どちらか一方が取得できていれば問題ありません。

登記事項証明書・登記簿謄本の取得方法と費用

登記事項証明書・登記簿謄本の取得方法と費用は、下記のとおりです。

登記事項証明書・登記簿謄本をなるべく早く取得したい場合は、法務局の窓口で取得する方法を選びましょう。法務局の窓口で請求して取得、またはオンライン請求をして法務局の窓口で取得する方法であれば、即日交付されます。オンライン請求をしていれば、窓口での待ち時間を短くできます。

郵送で取得をする場合、請求から受取までに1週間程度かかりますが、窓口に行く必要がありません。ただし、郵送で受け取る場合は別途切手代などが発生します。

図面

不動産会社がマンションの査定価格を正確に算出するには、部屋の広さや天井高などを把握する必要があります。そのために必要になるのが図面です。

マンションの査定に必要となる図面は、地積測量図、建物図面、各階平面図の3種類があります。それぞれの違いは下記のとおりです。

地積測量図の見本

建物図面・各階平図面の見本

画像引用：盛岡地方法務局

それぞれの図面は、マンションの所在地を管轄する法務局で取得できます。取得方法と取得にかかる費用は次のとおりです。

建物図面と各階平面図は一緒になっていることが多く、その場合は、1通分の費用で両方取得できます。取得までの期間は、法務局の窓口では、請求したその日に取得できますが、郵送の場合は1週間ほどかかります。

マンションの売買契約書

不動産会社に査定を依頼するときは、マンションの売買契約書の提出を求められることがあります。

売買契約書には、マンションの住所と売主と買主の住所や氏名、売買代金、支払いをした時期、専有部分、敷地権といった内容が記載された書類です。

そのほかにも、さまざまな条件が定められている場合があります。それらはマンションの査定に影響をするため、正確な査定を算出するために必要です。

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紛失した場合は不動産会社に依頼をする

売買契約書を紛失した場合は、マンションを購入した際の売主や仲介をした不動産会社に依頼をして再発行をしてもらいましょう。

万が一、不動産会社が倒産をしていて再発行ができない場合は、査定を依頼している不動産会社に相談をして代わりになる書類がないか確認してみましょう。

重要事項説明書

重要事項説明書は、マンションの売買契約を結ぶ際、物件や取引内容についての重要な事項が記載されている書面です。重要事項説明書には、登記や法令に関する事項、水害ハザードマップ上の位置といった内容が記載されており、マンションの査定にも関係してきます。

そのため、マンションの査定時には提出を求められることがあります。重要事項説明書は再発行が難しい書類です。紛失してしまった場合は、査定を依頼している不動産会社に代わりの案がないか確認してみましょう。

固定資産税納税通知書

固定資産税納税通知書は、固定資産税額が記載された書類です。毎年1月1日時点で不動産を所有している人へ、4～5月頃に自治体が送付します。

固定資産税納税通知書に記載されている固定資産税評価額は、土地や建物の実勢価格の70%といわれており、査定の判断材料になるため不動産会社から提出を求められることがあります。

なお、固定資産税納税通知書が複数枚ある場合には最新の通知書だけあれば問題ありません。

再発行ができないため土地家屋課税台帳（名寄帳）の写しで対応する

固定資産税納税通知書は紛失しても再発行ができません。ただし、同じ内容が記載された土地家屋課税台帳（名寄帳）の写しを取得できるため、それで対応ができます。

土地家屋課税台帳（名寄帳）の写しは、マンションの所在地にある役所で取得ができます。窓口で申請すれば当日に取得が可能です。取得の際は、1通につき300円の費用がかかります。

また、取得ができる人は、納税義務者である所有者本人や本人から委任された代理人、所有者本人が死亡した場合は相続人やそれに準ずる人（遺言執行者）だけです。

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マンションの管理規約

マンションの管理規約とは、マンション全体の運営に関するルールが記載された書類です。理事会の選任方法や管理修繕費の扱い方、共有部分などについて記載されています。

中古マンションを購入する人は、リフォームやリノベーションを検討しているケースも多いです。しかし、マンションの管理規約によっては、リフォームの内容が制限されている場合があります。

不動産会社は、マンションの販売活動を行う際、購入希望者に説明を行いますが、その際に、管理規約を把握しておかないと、トラブルにつながることがあります。

マンションの管理規約は、マンションを購入する際に配布されますが、紛失した場合は管理組合または、管理会社に依頼をすれば取得できます。

マンションの長期修繕計画書

マンションは、耐久性や快適性を維持して、住民が暮らしやすいように定期的な修繕を行います。ただし、マンションの修繕には高額な費用がかかるため、修繕が必要な際に、十分な費用が使えるように計画をたてる必要があります。

この計画を長期修繕といい、計画をまとめたものが長期修繕計画書です。長期修繕計画書は、向こう30年程度の修繕計画がまとめられています。マンションの長期修繕計画は、買主が購入を決めるための判断材料のひとつになります。そのため、準備をしておきましょう。

長期修繕計画書を紛失した場合は、管理組合またはマンションの管理会社に相談してみましょう。

住宅ローン残高証明書

住宅ローン残高証明書は、住宅ローンの年末時点での残高や連帯保証人などが記載された書類です。住宅ローンを組んでいる金融機関から契約者あてに毎年送付されます。

マンションの売却は、売却時に住宅ローンを完済するのが原則です。そのため、マンションの価値よりも住宅ローンの残債が多いと売却が難しい場合があります。

不動産会社は、査定をするときに実際に売れるかどうかを判断する必要があるため、住宅ローン残高証明書の提出を求めるのです。

住宅ローン残高証明書を紛失した場合は、契約している金融機関に請求して再発行してもらいます。金融機関によっては、再発行に手数料が発生する可能性があるため、手続きを行う際に確認しておきましょう。

媒介契約の締結に必要な書類

不動産会社の査定を比較した結果、売却の依頼先が決まれば媒介契約を結びます。査定を依頼した不動産会社と媒介契約を結ぶ際、下記の書類が必要です。

登記識別情報・登記済証は、査定時に提出済みであれば改めて取得する必要はありません。

ただし、不動産会社によっては「マンションの査定で必要になる書類」で挙げた書類を、このタイミングで提出を求められることがあります。

登記識別情報・登記済証

登記識別情報とは、不動産を登記した際に発行される12桁の符号です。マンションの名義人が変更された場合に発行され、 法務局が交付する登記識別情報通知に記載されています。

登記識別情報通知の見本

画像引用：法務省

マンションの売却は、名義人しかできないのが原則です。そのため、登記識別情報・登記済証があれば、自身がマンションの名義人であり売却が可能であることを買主に証明できます。

また、登録識別情報は、決済の際にも使用します。すぐに提出ができるように管理しておきましょう。

登記識別情報の発行は、2004年の不動産登記法の改正によって定められ、2005年3月以降に交付されるようになりました。それ以前は、登記済証（権利書）が交付されています。

2つの書類は同等の扱いになるため、マンションを売却する際はどちらか一方を準備しておけば問題ありません。

再発行はできない

登記識別情報または、登記済証は再発行ができません。紛失した場合は、代わりの方法でマンションの名義人であることを証明する必要があります。代表的な方法が本人確認制度です。

本人確認制度は、司法書士に依頼をして、マンションの名義人であることを証明してもらう制度です。本人確認制度が完了した際に発行される書類があれば、マンションの売却を進めることが可能です。

なお、登記識別情報や登記済証を紛失したからといってマンションを所有する権利がなくなるわけではありません。

本人確認書類

不動産会社と媒介契約を結ぶには、契約者が所有者本人であることを証明するための本人確認書類が必要です。本人確認書類として有効な書類は、以下のような住所・氏名・生年月日の確認できるものです。

本人確認書類は、顔写真付きのものが望ましいです。顔写真が付いていないものは2種類用意する必要があります。

また、マンションが共有名義だった場合は、名義人全員分の本人確認書類が必要です。用意できない場合は媒介契約が結べないおそれがあるため注意しましょう。

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売買契約の締結に必要な書類

媒介契約を結ぶと不動産会社は販売活動を始めます。その結果、無事に買主が見つかれば、売買契約を締結します。売買契約を結ぶ際は、下記の書類が必要になります。

印鑑登録証明書

売買契約書の捺印は「実印」で行うため、印鑑登録証明書の提出が必要です。

印鑑登録証明書に有効期限はありません。ただし、売買契約の際に提出する印鑑登録証明書は、3カ月以内に交付されたものを指定されるケースが多いです。

取得が早すぎると、売買契約の際に再取得することになるため、買主が決まった段階で取得するのが安心です。

印鑑登録証明書の取得費用

印鑑登録証明書を取得する際の費用は下記のとおりです。

印鑑登録証明書の取得は、役所の窓口に申請をするかコンビニ交付を利用する方法があります。コンビニ交付はマイナンバーカードまたは住民基本台帳カードがあれば、全国のコンビニで印鑑登録証明書が取得できます。

利用時間が毎日6:30～23:00と役所の業務時間よりも長く、さらに費用も役所の窓口より安くなります。

付帯設備表

付帯設備表は、マンションの設備や状態を記載した書類です。たとえば、キッチン設備であれば、水栓、レンジフード、コンロの有無、設置されている設備に故障や不具合があれば具体的な内容を記載します。

売買契約の際、マンションの設備と状態を付帯設備表をもとに買主と認識を合わせることで、契約後のトラブルを避けることができます。

不動産会社が書式を用意する

付帯設備表は、媒介契約を結んだ不動産会社が用意する書式を使って作成するケースが多いです。設備の有無や作動を、不動産会社の担当者と一緒に確認して作成するため、完成するまでに迷うことはないでしょう。

マンションの引き渡し・決済に必要な書類

マンションの売買契約を結んだあとは、指定された日に引き渡しを行います。

マンションの引き渡しと決済に必要な書類は、前の手順で用意したものを提出するため、新たに取得する必要はありません。

手続きの途中で紛失すると、新たに取得する必要があるため、引き渡しが終わるまで大切に保管しておきましょう。

書類の取得は信頼できる不動産会社に依頼すると安心

マンション売却に必要な書類は種類が多く、どの書類をいつまでにそろえるのか、どこで取得できるのか、混乱することも少なくありません。

必要な書類を効率よく取得するなら、フォローのしっかりした不動産会社に依頼することが大切です。必要な書類を適切なタイミングで教えてくれるため、マンションの売却を円滑に進められます。

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清野 潤

2022年からリビンマッチのコラム記事の執筆・編集を担当しています。不動産の財産分与に関する記事執筆が得意です。住宅設備機器の専門商社に6年間従事した知識と経験を活かして、不動産に関する知りたかったこと、知っておいた方がいいことをわかりやすく伝えられるように心がけています。